Recadrer un collaborateur est une tâche délicate. Toutefois, si vous êtes amené à le faire, vous allez devoir le recevoir. Comment lui annoncer cet entretien ?
Choisir le bon moment pour l'annonce
Choisir le bon moment pour annoncer l'entretien est essentiel pour maintenir un travail et une ambiance de qualité dans l'entreprise, garantir le bon déroulement de l'entretien et éviter à son collaborateur un stress inutile. Alors, quel moment choisir ?
- N'annoncez pas à votre collaborateur cet entretien plus de trois jours à l'avance :
- En effet, la perspective de cet entretien pourrait nuire à son travail : difficultés à se concentrer, aigreur, détérioration des relations au sein du staff, etc.
- De plus, à force de trop ressasser, il risque de ne pas être naturel au moment de l'entretien : faussement contrit ou excessivement sur la défensive.
- Pour autant, évitez de le lui annoncer le jour-même : pour que l’entretien soit productif, votre collègue doit avoir le temps de s'y préparer et, notamment, de demander conseil à son entourage.
- Évitez aussi d'informer votre subordonné de la date de cet entretien en fin de semaine, si celui-ci a lieu un lundi. Sinon, vous gâcherez sans aucun doute son week-end inutilement.
Choisir la bonne forme pour l'annonce
Pour faire-part de l'entretien à votre collaborateur, vous devez tout d'abord choisir un support.
Support écrit
Si vous souhaitez le faire par écrit, un courrier sera peut-être un peu formel. Préférez l'e-mail, à envoyer sur son compte de messagerie professionnel.
Privilégiez un texte très court, fixant l'heure, le lieu et l'objet du rendez-vous. Vous développerez en face-à-face !
À l’oral
Vous pouvez également faire part de l'entretien à votre collaborateur par oral. Toutefois, attention au ton adopté ! Soyez suffisamment ferme pour qu'il comprenne le but de l'entretien, mais pas trop pour ne pas le terroriser ou le mettre sur la défensive.
Attention : si cet entretien doit mener à une procédure disciplinaire, voire à un licenciement pour faute, vous devez respecter une procédure. On sort alors du simple recadrage.
Dans une telle situation, ce qui suit pourrait également vous être utile :
- Le déroulement d’un entretien préalable de licenciement.
- Les conseils pour bien diriger une équipe.