Mener un entretien d'évaluation

Zoom sur l'entretien annuel d'évaluation

Un entretien individuel est une rencontre entre un employeur et un salarié, destinée à faire le point ensemble.

Fréquence de l'entretien

L'entretien annuel d'évaluation n'est pas rendu obligatoire par le Code du travail. La fréquence de ces entretiens individuels est donc libre et choisie par l’employeur.

Objectif de l'entretien

Lors de l'entretien annuel d'évaluation, le salarié et son interlocuteur vont aborder différents points qui répondent aux objectifs suivants :

• clarifier la mission du collaborateur (difficultés, succès) ;
• faire le bilan de l’année ;
• analyser les résultats de l’année écoulée, définir des objectifs pour l’année à venir ;
• améliorer le dialogue entre le collaborateur et la hiérarchie ;
• améliorer le dialogue et le travail en équipe ;
• repérer l’adéquation des compétences personnelles avec les compétences requises pour le poste en portant une attention à leur évolution ;
• recueillir les souhaits du collaborateur ;
• fixer les objectifs pour l’année à venir ;
• identifier les éléments permettant de prendre des décisions en matière de gestion des ressources humaines : formation, parcours professionnel, organisation.

Respectez les obligations légales

Bien que l'entretien annuel ne soit pas obligatoire, lorsque vous décidez de le mettre en place, informez les représentants du personnel et l'ensemble du personnel, par affichage ou par courrier. Présentez aussi les moyens et techniques d'évaluation pertinents au regard de l'objectif d'une évaluation professionnelle.

1. Préparez en amont l'entretien d'évaluation

Pour votre collaborateur, cet entretien d'évaluation est un moment où il peut exprimer son ressenti, ses difficultés, ses réussites, sa motivation, ses souhaits d'évolution et ses besoins en formation. Il ne doit pas se sentir en danger ni redouter une sanction. Pour vous, c'est un moyen de mieux connaître vos collaborateurs, de les écouter, d'identifier leurs besoins en compétences, de renforcer la confiance. L'entretien annuel vous ouvre aussi la possibilité d'ajuster votre management.

Élaborez un dossier d'entretien d'évaluation

Il est conseillé d'avoir un dossier entretien d'évaluation qui sera le support de l'entretien. Vous et votre collaborateur l'utiliserez lors de la préparation de l'entretien, puis pendant l'entretien ainsi que pour le compte rendu. Veillez à ce que votre dossier comprennent les rubriques concernant :

• la description de la mission et des principales attributions ;
• les objectifs de l'année écoulée ;
• l'évaluation de l'année et des objectifs ;
• l'analyse de l'atteinte des objectifs ;
• les objectifs pour l'année à venir ;
• les besoins de formation et les souhaits d'évolution professionnelle de la personne.

Remplissez et faites remplir le dossier d'entretien d'évaluation

La préparation doit être effectuée par les deux acteurs de l’évaluation : vous et votre collaborateur.

• Fournissez à chaque collaborateur, lors de la convocation et 15 jours avant l'entretien, un dossier entretien d'évaluation vierge. Prenez le temps de leur expliquer comment le remplir.
• Remplissez vous-même un dossier et apportez un regard personnalisé à chaque préparation : interrogez-vous sur votre perception de chacun de vos collaborateurs.

2. Structurez l'échange pour bien mener un entretien d'évaluation

Afin de faciliter l'échange, servez-vous de vos préparations mutuelles. Utilisez un 3e dossier d'entretien vierge dans lequel vous noterez les résultats de votre échange, à chaque étape.

• L'accueil : présentez le cadre de l'évaluation, les objectifs de l'entretien. Remerciez la personne pour sa préparation. Dédramatisez, laissez à la personne le temps de s'installer, soyez accueillant et rassurant.
• L'analyse globale de la mission : consacrez un moment pour ajuster, avec votre collaborateur, vos perceptions sur les attentes de sa mission. Mettez-vous d'accord sur le sens de son travail, les attentes de son poste. Il arrive que des problèmes naissent d'une perception erronée des attentes d'un poste. Réactualisez, si nécessaire, la fiche de fonction de votre collaborateur
• Le bilan de l’année écoulée : évaluation globale de l'année, faits marquants, satisfactions, réussites et difficultés. Laissez votre collaborateur s'exprimer, dites-lui de s'aider de sa préparation, ne prenez pas la parole en premier. Ne posez pas de questions différentes de celles préparées dans le dossier, vous approfondirez dans un 2e temps.  
• L'évaluation des objectifs de l'année précédente : reprenez les objectifs de l'année précédente, partez de l'auto-évaluation de votre collaborateur. Les objectifs sont atteints, en cours, non atteints. Analysez les causes qui sont à l’origine des écarts constatés.
• La fixation des objectifs pour l’année à venir : déterminez avec votre collaborateur les objectifs pour l’année à venir. Recherchez ensemble les moyens et les solutions qui permettront d’atteindre les résultats visés. Identifiez également les besoins de formation pour combler des écarts de compétences.
• La conclusion : relisez les notes prises en cours d'entretien dans le dossier avec le collaborateur. Rédigez la synthèse des échanges, elle doit refléter le contenu et la qualité de l’entretien. En cas de désaccord, notez-le.

3. Évaluez les objectifs de l'année passée lors de l'entretien d'évaluation

Évaluer, c’est apprécier un résultat. Partez de son évaluation et ajustez-la avec la vôtre car il peut avoir tendance à se sous-estimer ou l'inverse. Aidez-le à objectiver son évaluation par la recherche de faits.

Proposez 2 niveaux d'évaluation :

• une évaluation quantitative : mesure de l'écart entre l'objectif et le résultat ; 
• une appréciation qualitative sur la façon d'atteindre l'objectif : il a fait des économies sur les moyens prévus, il a trouvé une solution astucieuse, une nouvelle méthode, il a appris un savoir-faire supplémentaire, etc.

Ouvrez l'appréciation qualitative sur l'analyse : 

• qu'est-ce qui a permis d'atteindre l'objectif ? Les moyens, le travail d'équipe, les compétences de votre collaborateur, le partenariat, votre encadrement, les points réguliers que vous avez fait avec lui ?
• Qu'est-ce qui fait que le résultat n'a pas été atteint ? Un manque de quelque chose dans la liste au-dessus ? Un mal-être ? Une difficulté relationnelle ? Un événement dans l'entreprise ?

4. Formulez des objectifs pour l'année à venir

Toute la qualité et la justesse de votre évaluation repose sur la qualité de la formulation des objectifs. Un objectif bien formulé porte en lui son évaluation.

En amont de l'entretien, lors de la préparation, vous et votre collaborateur, chacun de votre côté, réfléchissez aux objectifs issus de vos évaluations respectives de l'année. Lors de l'entretien, après un échange sur cette base de travail de préparation, fixez, ensemble, les objectifs sur lesquels votre collaborateur travaillera dans l'année à venir.

Fixez des objectifs quantitatifs

Construisez des objectifs « MALINS » :

• Mesurables : par un délai, ou par des critères. L’évaluation devra répondre à la question « l'objectif est-il atteint ? ».
• Accessibles : donnez des objectifs réalisables par la personne elle-même avec les moyens dont elle va disposer (temps, coût, matériel, personnel, formation, etc.). Établissez un plan d'action avec des étapes pour les objectifs à long terme.
• Limités : ne donnez pas plus de 5 objectifs, n'oubliez pas qu'il y a tout le travail quotidien qui se poursuit...
• Individuels : personnalisez les objectifs, ce ne sont pas des objectifs d’équipe ou de la fonction en général.
• Négociés : laissez le collaborateur proposer des objectifs ou négocier les objectifs que vous lui assignez. Réajustez-les si nécessaire.
• Stimulants : formulez les objectifs en résultats attendus, positivement, en utilisant des verbes d’action (créer, réaliser, transformer, augmenter, diminuer, etc.). L'objectif doit être stimulant pour la personne, augmenter ou maintenir sa motivation.

Fixez des objectifs qualitatifs de « savoir-être »

Autant il est facile de quantifier et d'évaluer un objectif technique ou commercial, autant il est difficile d'évaluer le savoir-être. Aidez votre collaborateur à résoudre les difficultés d'ordre relationnel ou personnel en restant dans le domaine professionnel. Tout savoir-être professionnel entre dans un champ de compétences et devient un savoir-faire relationnel ou personnel qui s’apprend et se perfectionne.

Transformez les objectifs de savoir-être en savoir-faire relationnels objectifs : trouvez, avec votre collaborateur, des critères d'évaluation,

5. Soignez la communication et la relation

L'entretien d'évaluation peut être source de stress, soyez bienveillant. Utilisez quelques outils de communication qui faciliteront le dialogue :

• Acceptez les différences de perception : chacun a droit à sa perception, l’échange vise à ajuster les perceptions réciproques vers plus d’objectivité. Prenez le temps d’écouter et de comprendre la perception de l’évalué ainsi que son ressenti.
• Jouez avec les attitudes relationnelles : une attitude va favoriser ou non la communication, permettre à votre collaborateur de s’exprimer, elle va ou non l'amener à l’appropriation réelle de ses objectifs, le conduire vers plus d’autonomie, etc.
• Utilisez différents types de questions : questions ouvertes (exemple : comment avez-vous organisé ce colloque ?) ou questions fermées (exemple : combien de temps avez-vous consacré à l'organisation du colloque ?).
• Prenez le temps de reformuler : « si j’ai bien compris, vous avez… »
• Faites préciser. Chassez les omissions, les généralisations et les distorsions en demandant : combien ? Qui ? Quand ? Comment ? Avec qui ? Combien de temps ? etc.
• Soyez attentif au non-verbal (gestes, mimiques et positions du corps) afin de percevoir des signes d'enthousiasme ou de mal-être. Prenez en compte, questionnez, valorisez.