Issus de la sphère privée, les smartphones se sont tellement répandus en entreprise qu’ils sont presque devenus la norme dans les entreprises. S’ils permettent de travailler de n’importe où, de répondre à une question tout de suite quand un commercial est chez un client, de ne pas laisser traîner un problème, ils ont aussi des inconvénients : les salariés sont joignables partout, même chez eux, même le week-end. Il peut ainsi se créer une sorte d’addiction qui empêche les cadres de « décrocher » du travail et favorise le burn-out.
Alors, comment utiliser les smartphones pour manager une équipe et en tirer le maximum de bénéfices ?
Zoom sur les avantages du smartphone dans le management
Autonomie et gain de temps
Les smartphones peuvent vraiment contribuer à l’efficacité des salariés et de leurs managers : moins de temps perdu en déplacement – et par là une réduction des coûts et de la pollution – accès plus facile à l’information, autonomie facilitée… Ces avantages peuvent peser lourd dans la balance.
Pouvoir se joindre même en déplacement, c’est rassurant et cela permet parfois de gagner beaucoup de temps – par exemple, un commercial peut faire valider à son manager une proposition commerciale qu’il peut donc présenter immédiatement au client qui pourra signer plus vite.
Les smartphones permettent de travailler avec des personnes qui ne sont pas présentes dans le même lieu (via vidéoconférence, Skype…) et d’obtenir des réponses rapides : c’est tout le rapport au temps et à l’espace qui s’en trouve modifié.
Attention aux dérives !
De cela, on peut tirer le meilleur… ou le pire : le manager autocratique peut, avec un smartphone, poser une laisse électronique à son équipe en l’astreignant à répondre à ses requêtes à toute heure du jour… voire de la nuit, ce qui est extrêmement toxique pour tous.
Au contraire, la culture du smartphone peut inviter à faire confiance, à laisser ses salariés travailler de chez eux en les jugeant non seulement sur la disponibilité, mais sur les résultats.
Ainsi, il est utile de mettre en place une hygiène de vie avec un smartphone.
1. Préservez la vie privée de chacun
Posez des limites à l’intrusion dans la vie privée (celle des managers et de leurs salariés) :
- définissez une heure de contact maximale ;
- astreignez-vous à ne pas vous contacter le dimanche…
À chacun de trouver les règles qui conviennent en fonction des impératifs de l’activité et des besoins de repos des salariés.
2. Limitez les emails « parapluie »
Mettre tout le monde en copie pour se couvrir n’est pas une pratique récente, et elle ne diminue malheureusement pas. C’est dommage, car à prévenir tout le monde, on n’est plus lu par personne : trop d’information tue l’information.
Il existe des managers qui, n’en pouvant plus, ne lisent plus leurs emails.
En établissant une relation de confiance avec leurs salariés, les managers s’éviteront une foultitude d’emails parapluie, gagneront un temps précieux et stimuleront la créativité de l’engagement de leurs équipes.
3. Ne sous-estimez pas les rencontres « réelles »
Quand on pense que 80 % de la communication est non verbale, on imagine aisément tout ce qu’on perd avec le téléphone, et même la visioconférence. Les moments en face-à-face sont cruciaux, pour ne pas perdre le fil et rester en phase. Il en va de la culture d’entreprise et de la cohésion des équipes.
4. Soyez vigilant vis-à-vis de la confidentialité
Attention, les messages professionnels consultés dans des lieux publics peuvent être lus par des tiers… qui peuvent être des concurrents ! C’est encore pire en ce qui concerne le téléphone.
Les managers doivent sensibiliser leurs équipes au respect de la confidentialité, sinon les conséquences peuvent être très importantes.