La délégation est un outil noble de management qui permet, pour celui qui délègue, d’optimiser la gestion de son temps et de se recentrer sur son cœur de métier. La personne à qui est déléguée une tâche est, quant à elle, valorisée et amenée à développer ses compétences. Mais la délégation est un exercice parfois difficile qui demande des compétences en communication, en évaluation du potentiel, en humilité, en respect et en capacité à faire confiance.
Voici quelques conseils pour apprendre à déléguer.
1. Faites le point sur votre mission pour apprendre à déléguer
Pour apprendre à déléguer, faites le point sur l’étendue de votre mission. Puis distinguez ce que vous pouvez déléguer de ce que vous devez nécessairement réaliser par vous-même. Les tâches à déléguer sont celles qui ne doivent pas, absolument, être réalisées par vous et qui vous prennent du temps. Profitez-en pour supprimer les tâches inutiles.
Pour cela :
- analysez votre mission en la reformulant en quelques mots ;
- formulez vos objectifs ;
- divisez votre mission en tâches ;
- classez chaque tâche de la façon suivante :
- à faire absolument par vous-même ;
- à déléguer à un collaborateur après formation ;
- à déléguer à un collaborateur sans formation ;
- inutile, à supprimer.
2. Repérez la personne à qui déléguer
Pour savoir à qui déléguer, vous devez bien connaître vos collaborateurs : quelles sont leurs compétences, leurs aspirations, leurs motivations, leurs méthodes de travail, leur potentiel de développement ? Mais aussi, sont-ils disponibles, ouverts au changement, stressés ? Et bien sûr, est-ce le bon moment pour leur déléguer une tâche ? Apprendre à déléguer nécessite une bonne communication en amont avec ses collaborateurs.
Parlez-en avec votre collaborateur
L’entretien d’évaluation est le meilleur moyen pour évaluer cette capacité à accepter et intégrer une délégation. Durant cet entretien, votre collaborateur peut en effet exprimer son souhait d’élargir le champ d’action de son poste, d’intégrer de nouvelles tâches et responsabilités ou de se former.
Pensez à élargir ses compétences
Ne vous arrêtez pas uniquement à ce que votre collaborateur sait faire : une formation ou un accompagnement est possible avant de déléguer. Dans ce cas, tenez compte de cette période dans votre gestion du temps.
Miser sur de nouvelles compétences est un acte fort de gestion des ressources humaines.
3. Apprenez à présenter la tâche déléguée
La meilleure façon de présenter une délégation sous un jour positif est d’être soi-même motivé par le projet et de communiquer cet enthousiasme avec empathie. Apprenez à déléguer de manière positive.
Clarifiez la tâche que vous souhaitez déléguer
Posez-vous les questions suivantes afin de vous assurez que la tâche que vous souhaitez déléguer correspond bien à la personne à qui vous avez choisi de la déléguer :
- quelles compétences demande-t-elle ?
- quel niveau d’expérience ?
- quel savoir-être ?
- quel savoir va-t-elle permettre d’acquérir ?
- quels résultats attendez-vous de cette délégation ?
Proposez la délégation à la personne choisie
Lors d’un entretien formel, présentez le contexte, l’objectif, puis la tâche exacte que vous déléguez. Précisez ensuite les moyens mis à disposition pour réaliser la mission et le niveau de responsabilité. Terminez en abordant les étapes, les échéances et les délais.
Ensemble, déterminez le niveau de délégation :
- très encadré avec des tâches très précises et des procédures existantes ;
- en autonomie où seuls les objectifs sont fixés, la méthode pour les atteindre est laissée au libre choix du collaborateur ;
- avec formation, si le collaborateur ne dispose pas de toutes les compétences nécessaires.
La délégation est une sorte de contrat, auquel le collaborateur doit adhérer. Vérifiez que la mission est clairement comprise. Pour cela faites reformulez sans interrompre, puis complétez l’information si nécessaire.
Suiviez la délégation confiée
Définissez un plan d’actions en y intégrant des rendez-vous réguliers afin de faire des points d’avancement. Tout au long de la mission, et surtout au début, restez souple, accessible et disponible aux demandes et besoins de votre collaborateur.
4. Évaluez la délégation mise en place
Après une étape importante, une période conséquente ou en fin de mission, prenez le temps de faire un bilan :
- mesurez avec le collaborateur les progrès qu’il a réalisés ;
- évaluez l’atteinte des objectifs en mettant en avant en quoi l’action du collaborateur a été déterminante ;
- analysez les difficultés rencontrées et recherchez ensemble les causes et des solutions ;
- montrez à votre collaborateur ce que cette délégation lui a apporté (développement de compétences, place au sein de l’équipe, reconnaissance des clients…) ;
- manifestez votre reconnaissance.
Évaluez ensuite l’apport de cette délégation sur vous-même : recentrage sur votre cœur de mission, gain de temps pour le management, le développement… Dites-le à votre collaborateur, c’est valorisant pour lui.
Vous pouvez maintenant poursuivre les délégations, enrichir votre poste et ceux des membres de votre équipe.