Pourquoi tant de difficultés à dire « non » au travail ? Dans votre inconscient, dire « non » engendre la peur de nuire aux relations vis-à-vis de ses collègues (peur d’être jugé, de blesser, peur du conflit, d’être rejeté du groupe). Dire « non » peut aussi générer de la peur vis-à-vis de sa hiérarchie (peur d’être considéré comme fainéant, peur d’être remplacé voire d’être licencié).
En réalité, le « non » garantit de la valeur à vos « oui », en posant les limites entre ce qui est réaliste et réalisable, légal, dans vos compétences et souhaitable pour votre carrière. Le « non » est signe de respect et d’affirmation de soi. Le tout est de savoir dire « non » avec respect et en s’expliquant.
Voici quelques conseils pour apprendre à dire non au travail.
1. Sachez ce que vous devez absolument faire dans votre travail
Pour être efficace dans votre travail, mettez des limites à certaines requêtes. En déterminant les objectifs de votre emploi, établissez la liste de vos priorités.
Listez ce que vous avez à faire
Pour pouvoir dire un « non » argumenté, vous devez savoir ce que vous avez absolument à faire dans la journée ou dans les trois jours qui viennent. Vous serez ainsi vous-même persuadé que, même avec la meilleure volonté du monde, vous ne pouvez vraiment pas dire « oui » à une nouvelle tâche. Dire « non » ne sera plus de l’égoïsme mais du réalisme.
- Listez tous les projets, dossiers ou activités (une activité est un groupe de tâches) de votre poste.
- Découpez chaque projet, dossier ou activité en liste de tâches. Chaque jour, faites la liste des choses à faire :
- Commencez par programmer les tâches importantes et urgentes du jour : à faire absolument.
- Puis faites celles qui sont importantes mais non urgentes aujourd’hui : à faire s’il reste du temps.
- Terminez par celles qui ne sont ni importantes, ni urgentes à ce moment-là : à faire s’il reste du temps si les autres tâches sont réalisées.
Intégrez votre liste dans un planning global
Chaque jour, intégrez votre liste dans un planning. Pensez à évaluer la durée de chaque tâche :
Prévoyez votre planning sur la semaine, ainsi vous aurez une vision claire de votre activité et de vos disponibilités.
Prenez un code couleur par type de priorités. Veillez à ce que, dans vos journées, il y ait toujours les trois types de tâches, cela vous laisse une souplesse et vous permet de répondre à des imprévus.
Attention : une tâche non urgente aujourd’hui pourra devenir urgente demain.
Faites le point sur votre temps disponible
Vous devez toujours avoir en tête et sur papier (ou à l’écran) vos priorités et réaliser qu’en étant toujours là pour les autres vous ne pouvez pas vous concentrer sur votre travail.
Vos « non » seront alors plus facilement compréhensibles. Grâce à votre planning, vous êtes en mesure d’expliquer votre refus.
2. Apprenez à dire « non » au travail pour fixer des limites
Il est important de fixer des limites, de savoir différencier une requête abusive d’un simple coup de pouce ponctuel.
- Si la demande n’entre pas dans votre mission et donc dans votre champ de compétences, vous risquez de rencontrer de grandes difficultés si vous dites « oui ».
Exemple : Pour refuser, vous pouvez répondre : « Je comprends que vous ayez besoin d’aide, mais je suis gêné d’avoir à refuser car je ne peux pas réaliser ce type de tâche ».
- Si la demande concerne une infraction au droit du travail ou à la sécurité, refusez.
Exemple : Pour refuser, vous pouvez répondre : « Je comprends mais je ne peux pas accepter cette demande. Je ne veux pas prendre ce risque au regard de la loi ou je ne suis pas d’accord pour prendre ce risque ».
Vous serez surpris de la réaction de vos interlocuteurs, qui apprécieront le plus souvent vos arguments très professionnels. Un « non » doit toujours s’inscrire dans une relation de respect et se doit d’être expliqué. C’est le « non » brutal qui blesse et agresse.
Les interlocuteurs acceptent le message, car vous vous affirmez clairement et complètement sans heurter et sans perdre le contact. Exprimez-vous avec votre propre personnalité sans susciter l’hostilité autour de vous. Sachez dire « non » sans vous sentir coupable car vous êtes en plein droit.
3. Affirmez-vous par le « non », sans vous imposer
Par le « non », vous affirmez aux autres vos valeurs, vos opinions, votre professionnalisme, votre place. Sachez communiquer sans vous imposer en respectant toujours les autres.
Soignez votre communication
Savoir dire « non » passe par une communication de qualité :
- Regardez votre interlocuteur dans les yeux : vous manifestez ainsi votre sincérité et vous n’en serez que plus crédible. Une tendance à regarder par terre ou ailleurs révèle votre manque de confiance en vous. A contrario, si vous regardez trop fixement votre interlocuteur, il risque de se sentir mal à l’aise.
- Mettez-vous au même niveau que votre interlocuteur : assis s’il est assis, debout s’il est debout. Cela établit un rapport d’égalité.
- Ponctuez vos paroles de gestes appropriés. Cela peut souligner le caractère important, ouvert et chaleureux de vos propos.
- Adoptez une expression qui concorde avec vos propos.
- Maîtrisez votre voix. Restez calme.
- Soignez votre élocution. Si votre réponse est émaillée de longs moments d’hésitation, vous risquez de donner l’impression que vous manquez de confiance en vous.
- Écoutez, marquez de l’attention à votre interlocuteur : prenez le temps pour répondre. Pour vous laisser le temps, réfléchissez à voix haute sur la question, les difficultés que cela vous pose, les alternatives que vous voyez.
Suivez la méthode JEEPPS
Formulez votre réponse avec la méthode JEEPPS :
- Je : commencez votre phrase par « Je ».
- Empathie : tenez compte de votre interlocuteur : « Je comprends. »
- Émotion : les vôtres et celles de votre interlocuteur : « Je suis gêné d’avoir à refuser, je comprends que cela peut te mettre dans une situation difficile. »
- Précis : soyez direct : « Non, je ne peux pas parce que j’ai moi-même trois dossiers à terminer, d’ici deux jours. »
- Persistant : si la personne insiste, répétez (jusqu’à trois fois : technique du disque rayé) : « Non, je comprends que tu sois débordé mais moi aussi j’ai beaucoup de travail. »
- Solutions : proposez une solution, une autre façon de s’y prendre, une autre personne…
4. Entraînez-vous à dire « non » dans votre vie quotidienne
Ce n’est pas facile de se débarrasser d’une peur : entraînez-vous au quotidien.
- Prenez l’habitude de vous affirmer courtoisement.
- Lorsque vous dites « oui », argumentez votre réponse. Ce sera plus facile ensuite d’argumenter lorsque vous direz « non ».
Ce n’est pas facile tous les jours, mais soyez persévérant !