Face à la pression importante du monde du travail, des objectifs à atteindre et des exigences des clients, vous pouvez avoir la sensation, en fin de journée, de ne pas avoir été efficace et de ne pas avoir terminé les tâches qui vous avaient été confiées. Adopter certaines habitudes vous permettra d’être plus performant.
Une personne efficace optimise chaque minute de sa journée de travail, elle sait évaluer les priorités et ressent de la satisfaction à se sentir performante. Son entourage, collègues et supérieurs l’apprécient.
Vous trouverez dans cette fiche des conseil pour être efficace au travail.
1. Organisez votre espace de travail
Tenez votre espace de travail rangé et propre.
- Conservez le nécessaire à portée de main, c’est-à-dire ce dont vous avez besoin pour la tâche à réaliser : les dossiers ou les stylos pour un travail de bureau, les outils pour le travail manuel.
- Mettez en place un système de rangement ergonomique qui vous permet de trouver n’importe quel dossier rapidement.
- Faites le tri dans votre ordinateur : rangez l’espace de travail, conserver le nécessaire sur le bureau, organisez vos dossiers et sous-dossiers, utilisez des banques de données.
- Chaque soir, rangez votre espace de travail.
Veillez à avoir les bons outils et les fournitures de base : des clous pour le menuisier, des cartouches d’encre pour le comptable, etc.
- Préparez les recharges, les approvisionnements en fourniture dont vous avez besoin, tenez à jour les stocks.
- Vérifiez que les outils sont en bon état de marche. Prenez le temps de les nettoyer régulièrement, vous économiserez du temps et gagnerez en efficacité.
2. Gérez votre temps pour une meilleure efficacité au travail
Repérez et éliminez toutes les tâches inutiles. Pour cela, dressez le tableau suivant et classez vos tâches. Conservez celles qui sont dans les cases 1, 2, 3 et supprimez toutes les autres (case 4)
| Important +Ce que je fais entre de ma fonction. | Important -Ce que je fais n’entre pas directement dans ma fonction. | |
| Satisfaisant | 1 | 2 |
| Non Satisfaisant | 3 | 4 |
Listez les mangeurs de temps, c’est-à-dire tout ce qui vous fait perdre du temps, vous détourne de vos objectifs : collègue bavard, internet, le téléphone, les sms, le dossier introuvable…). Pour chaque mangeur de temps, recherchez des solutions et testez-les ou trouvez des idées d’action qui le transforment pour le supprimer progressivement.
Planifiez vos projets, vos objectifs, vos activités.
- Découpez chaque projet, objectif, activité en étape : vous gagnerez en efficacité car vous aurez la sensation d’avancement à chaque étape.
- Chaque jour, faites la liste des « choses à faire » en lien avec votre planning : prenez les priorités du jour.
- Commencez par celles qui sont importantes et urgentes pour aller jusqu’à celles qui le sont moins.
- Vérifiez régulièrement l’avancée de vos projets ou activités. Barrez (sans les effacer) les actions réalisées.
- Déléguez ou partagez les tâches rébarbatives mais incontournables entre collègues.
- Ménagez-vous des pauses et consacrez vous à vos affaires personnelles (téléphone, mail).
3. Communiquez avec vos collègues pour être efficace au travail
Soyez attentionné envers vos collègues de travail :
- Soyez courtois.
- Coopérez.
- Sachez dire non et exprimer vos désaccords en respectant autrui.
- Ne laissez aucun désaccord ou aucune incompréhension s’installer avec vos collègues : prenez le temps de clarifier la situation, exprimez vos émotions et recherchez des solutions.
Écoutez la direction :
- Écoutez, reformulez les consignes que l’on vous donne et les informations importantes.
- Prenez des notes.
- Soyez efficace en réunion :
- ne fréquentez que les réunions utiles à votre travail,
- exigez un ordre du jour et un compte rendu,
- préparez vos interventions : notes, power point…
4. Adoptez un mode de vie sain
L’efficacité au travail dépend également de votre mode de vie.
- Dormez 8 heures par nuit. La fatigue entraîne une perte d’efficacité et mène à l’erreur.
- Faites du sport. Commencez doucement, si vous débutez une activité sportive.
- Profitez de vos pauses : elles vous appartiennent, si vous voulez vous isoler faites-le, vos collègues comprendront si vous restez courtois avec eux.
- Faites-vous plaisir et prenez du temps pour vous. Récompensez-vous du travail réalisé.