Savoir communiquer par mail pour savoir se faire entendre.
Faire carrière, que ce soit une carrière publique, voire une carrière dans le secteur privé commence par une intégration en entreprise réussie et une communication interpersonnelle maîtrisée.
Communiquer par mail : pour quoi faire ?
L'objectif du mail est de faire passer un message via Internet en espérant généralement une réponse, ce n'est pas comme écrire une note.
Le mail peut concerner deux cibles :
- le correspondant avec lequel on entretient déjà régulièrement des contacts, il vous connaît ;
- le correspondant que l'on souhaite interpeller, voire convaincre pour entrer en relation avec ce dernier (clients potentiels, fournisseurs, etc.).
Pour bien communiquer par mail, il y a donc plusieurs règles simples à respecter.
Communiquer par mail : quelles sont les règles simples pour bien communiquer ?
La première, qui est capitale, est de faire bonne impression afin que vos destinataires ouvrent et lisent vos messages.
Pour ce faire, il va falloir :
- S'identifier :
- En mettant votre nom d'expéditeur dans le champ expéditeur et en indiquant l'objet de votre message.
- Ces deux points vous aideront à passer le cap de la « corbeille » du mail non lu, vos destinataires sont déjà assez envahis par les spams.
- Le
contenu du mail : il doit être concis, aéré et agréable à lire.
- À proscrire la page « haute définition » qui bloque pendant un certain temps la boîte aux lettres de votre correspondant.
- Cependant, vous pouvez envoyer des documents attachés, attention au poids qui ne doit pas dépasser plus de 500 ko.
- Pour ne pas agacer votre interlocuteur, inscrivez plutôt des liens de votre site Internet ou de votre blog.
- Le texte :
n'écrivez pas un roman fleuve, il ne sera pas lu. Privilégiez une
synthèse de votre message (10 à 15 lignes grand maximum) :
- insistez sur ce que vous pouvez apporter à votre correspondant ainsi que sur les nombreux avantages ;
- indiquez également dans le corps du texte la présence d'un document attaché ;
- bien entendu, soignez la présentation, la grammaire et l'orthographe ;
- sachez que les mots en majuscule signifient que vous êtes en colère et que vous criez, réfléchissez bien avant d'envoyer des mots ou une phrase en majuscule.
- La mise en page : attention, tout le monde ne possède pas un grand écran, utilisez des polices classiques adaptées.
- La
sélection des destinataires
: il y a deux types de destinataires :
- ceux qui sont destinataires du mail et qui doivent généralement y répondre,
- ceux qui doivent simplement être informés, ils seront donc en copie conforme (Cc).
- L'envoi :
- Prenez du recul, relisez-vous, car une fois le mail envoyé, c'est irréversible vous ne pourrez plus revenir en arrière.
- Vous pouvez aussi définir la priorité des messages selon leur importance ou leur urgence. Pour être crédible, n'utilisez pas cette option sur tous les envois de vos messages.
En conclusion : votre mail est votre image et celle de votre entreprise.
Communiquer par mail : quelques conseils
Voici quelques conseils pour bien communiquer avec vos correspondants :
- Vérifier votre message avant l'envoi pour éviter les gaffes et/ou les dégâts.
- Évitez de donner votre carnet d'adresses à tous vos
correspondants, cela ne les concerne pas, utilisez le e-mailing :
- envoyez le mail en copie cachée à tous les destinataires,
- créer un groupe.
- Il est primordial d'installer un antivirus sur votre ordinateur.
- Avant de faire suivre un mail, assurez-vous que vous avez la permission de l'auteur.
- N'oubliez pas la formule de politesse du style : « bien à vous » ou « cordialement ».
Communiquer par mail : ce qu'il ne faut pas faire
Pour bien communiquer par mail, il y a aussi des choses à ne pas faire, à savoir :
- Évitez de participer à la circulation des chaînes qui sont souvent néfastes et ne présentent aucun intérêt pour vos correspondants.
- À proscrire, l'envoi d'informations confidentielles, des mots de passe ou encore le numéro de carte bancaire ou autres.
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