Faire carrière, que ce soit une carrière publique, voire une carrière dans le secteur privé commence par une intégration en entreprise réussie et une communication interpersonnelle maîtrisée.
Communiquer par mail : pour quoi faire ?
L’objectif du mail est de faire passer un message via Internet en espérant généralement une réponse, ce n’est pas comme écrire une note.
Le mail peut concerner deux cibles :
- le correspondant avec lequel on entretient déjà régulièrement des contacts, il vous connaît ;
- le correspondant que l’on souhaite interpeller, voire convaincre pour entrer en relation avec ce dernier (clients potentiels, fournisseurs, etc.).
Pour bien communiquer par mail, il y a donc plusieurs règles simples à respecter.
Communiquer par mail : quelles sont les règles simples pour bien communiquer ?
La première, qui est capitale, est de faire bonne impression afin que vos destinataires ouvrent et lisent vos messages.
Pour ce faire, il va falloir :
- S’identifier :
- En mettant votre nom d’expéditeur dans le champ expéditeur et en indiquant l’objet de votre message.
- Ces deux points vous aideront à passer le cap de la « corbeille » du mail non lu, vos destinataires sont déjà assez envahis par les spams.
- Le contenu du mail : il doit être concis, aéré et agréable à lire.
- À proscrire la page « haute définition » qui bloque pendant un certain temps la boîte aux lettres de votre correspondant.
- Cependant, vous pouvez envoyer des documents attachés, attention au poids qui ne doit pas dépasser plus de 500 ko.
- Pour ne pas agacer votre interlocuteur, inscrivez plutôt des liens de votre site Internet ou de votre blog.
- Le texte : n’écrivez pas un roman fleuve, il ne sera pas lu. Privilégiez une synthèse de votre message (10 à 15 lignes grand maximum) :
- insistez sur ce que vous pouvez apporter à votre correspondant ainsi que sur les nombreux avantages ;
- indiquez également dans le corps du texte la présence d’un document attaché ;
- bien entendu, soignez la présentation, la grammaire et l’orthographe ;
- sachez que les mots en majuscule signifient que vous êtes en colère et que vous criez, réfléchissez bien avant d’envoyer des mots ou une phrase en majuscule.
- La mise en page : attention, tout le monde ne possède pas un grand écran, utilisez des polices classiques adaptées.
- La sélection des destinataires : il y a deux types de destinataires :
- ceux qui sont destinataires du mail et qui doivent généralement y répondre,
- ceux qui doivent simplement être informés, ils seront donc en copie conforme (Cc).
- L’envoi :
- Prenez du recul, relisez-vous, car une fois le mail envoyé, c’est irréversible vous ne pourrez plus revenir en arrière.
- Vous pouvez aussi définir la priorité des messages selon leur importance ou leur urgence. Pour être crédible, n’utilisez pas cette option sur tous les envois de vos messages.
En conclusion : votre mail est votre image et celle de votre entreprise.
Communiquer par mail : quelques conseils
Voici quelques conseils pour bien communiquer avec vos correspondants :
- Vérifier votre message avant l’envoi pour éviter les gaffes et/ou les dégâts.
- Évitez de donner votre carnet d’adresses à tous vos correspondants, cela ne les concerne pas, utilisez le e-mailing :
- envoyez le mail en copie cachée à tous les destinataires,
- créer un groupe.
- Il est primordial d’installer un antivirus sur votre ordinateur.
- Avant de faire suivre un mail, assurez-vous que vous avez la permission de l’auteur.
- N’oubliez pas la formule de politesse du style : « bien à vous » ou « cordialement ».
Communiquer par mail : ce qu’il ne faut pas faire
Pour bien communiquer par mail, il y a aussi des choses à ne pas faire, à savoir :
- Évitez de participer à la circulation des chaînes qui sont souvent néfastes et ne présentent aucun intérêt pour vos correspondants.
- À proscrire, l’envoi d’informations confidentielles, des mots de passe ou encore le numéro de carte bancaire ou autres.