Une organisation personnelle et efficace passe par une bonne gestion de son temps et une meilleure gestion de son stress.
Gestion temps : introduction
La gestion du temps a pour objectif d’apprendre à bien investir le temps dont on dispose :
- comment planifier,
- placer les priorités,
- déléguer et organiser ses activités au quotidien.
Dans le cadre professionnel, le temps définit plusieurs notions qui permettent de savoir :
- ce qui se passe,
- la localisation du temps pour un but donné : date de relance, date de rendez-vous
- les délais à prévoir pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet, comme le volume de temps nécessaire : durée d’une réunion, délai de livraison, rédaction d’un compte-rendu
- les ordres et priorités dans le temps, c’est-à-dire les contraintes dans l’enchaînement successif des tâches selon un ordre de priorité, comme : la prise de note, la relecture, la signature, l’envoi.
Comment gérer son temps ?
Il y a plusieurs sortes d’individu :
- Certains travaillent mieux sous pression et à la dernière minute :
- Ils ont l’impression que cela stimule leur créativité et leur productivité.
- Attention, l’espace-temps alloué à la tâche sera diminué et celle-ci deviendra plus difficile à maîtriser.
- D’autres aiment mener plusieurs tâches de front (multitâches) : il faut rester prudent, car on peut rapidement perdre le contrôle et avoir des difficultés à réaliser les tâches efficacement et dans les délais impartis.
- Ceux qui ne savent pas s’organiser : ils ne prennent pas le temps de s’organiser, cela représente un gaspillage de temps et d’énergie, car ils perdent un maximum de temps à la recherche d’informations.
Être bien organisé permet d’être efficace dans le temps en sachant gérer ses tâches dans les délais impartis et par ordre de priorité.
Il va donc y avoir des règles de base à respecter pour que la gestion du temps se déroule dans de bonnes conditions :
Les objectifs
- Déterminer les objectifs en fixant des délais.
- Les objectifs qui seront déterminés devront être réalisables, concrets, motivants et mesurables.
Planifier les tâches
- Préparer le travail en sachant utiliser le temps disponible tout en essayant de réduire au mieux les délais d’exécution.
- Classer les tâches par ordre de priorité.
- Contrôle de la gestion de son temps : vérification du résultat pour ensuite comparer le prévisionnel/au réalisé.
La planification des tâches est l’organisation de son travail sur du court, moyen ou long terme : quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel.
L’objectif essentiel sera de planifier les activités les plus rentables et les plus performantes en priorité et d’y consacrer le temps nécessaire.
La liste des tâches
Une liste de toutes les tâches sera donc réalisée et contrôlée régulièrement pour savoir si l’objectif a été atteint :
- les tâches importantes non urgentes seront à planifier,
- les tâches urgentes et importantes seront réalisées en priorité,
- les tâches peu importantes et moins urgentes seront traitées ultérieurement,
- les tâches peu importantes, mais urgentes pourront être déléguées.
Le cycle d’efficacité
Chaque individu possède son cycle d’efficacité, c’est-à-dire les périodes de la journée où il est plus productif et le plus performant : matin, après-midi, ou soir.
La gestion de son temps tiendra compte de son cycle d’efficacité.
Gestion du temps : les différentes méthodes
Il existe différentes méthodes de gestion du temps : la méthode NERAC et la méthode QQOQCCP
La méthode NERAC : Noter – Estimer – Réserver – Arbitrer – Contrôler
La méthode NERAC est une fiche à réaliser permettant d’établir les différentes priorités.
| Activité | Durée prévue | Important | Urgent | Décision | Quand | Contrôle |
|---|---|---|---|---|---|---|
| -- | -- | -- | -- | -- | -- | -- |
Il est conseillé de rayer au fur et à mesure les tâches réalisées.
Puis, il sera judicieux de faire un point entre :
- la durée réelle et la durée de réalisation,
- les tâches prévues qui n’ont pas pu être réalisées,
- les tâches imprévues, mais qui ont pu être réalisées.
Ensuite on analyse les écarts entre les prévisions et le réel.
La méthode QQOQCCP
Cette méthode détermine : Qui – Quoi – Où – Quand – Comment – Combien et Pourquoi
La loi ou principe de Pareto
La loi de Pareto décrit la règle des 80/20, c’est-à-dire : 20 % d’une activité fournissent toujours 80 % des résultats.
Les outils de gestion du temps
L’agenda papier n’est pas encore aboli pour certains et constitue une bonne base pour l’organisation du travail.
L’agenda électronique, quant à lui, peut être à usage collectif ou individuel.