La gestion d’une réunion, cela se prépare.
Vous allez bientôt organiser une réunion et vous avez une appréhension sur votre prise de parole en public ou encore sur le fait de faire une présentation.
Pour être à l’aise, sachez gérer votre communication interpersonnelle.
Qu’est-ce que la gestion d’une réunion ?
La réunion a pour objectif de partager au sein d’un groupe de travail la même information et les mêmes connaissances sur un sujet ou un cas particulier. La réunion sera nécessaire pour prendre une décision collective.
Pour déboucher sur des actions concrètes, la réunion ne doit pas être « chronophage », elle sera concise et menée avec une gestion du temps efficace. Elle se déroulera dans de bonnes conditions pour être suivie d’effets.
Gestion de réunion : comment s’organise la réunion ?
La gestion de la réunion va s’organiser en plusieurs étapes :
Étape 1 : avant la réunion
Avant d’organiser la réunion, il faut se poser les bonnes questions, comme :
- Quelle est l’opportunité de la réunion ?
- Est-il nécessaire de réunir tout le monde, ce qui peut-être une perte de temps et d’argent pour chacun (travail, transport) ?
- Une réunion téléphonique voire une web conférence serait-elle suffisante ?
- L’objet de la réunion est-il de transmettre de l’information, de prendre des décisions ou de négocier ?
Étape 2 : Préparer la réunion
Bien préparer la réunion, pour être efficace, c’est :
- préciser la date, le lieu et le nombre de participants,
- connaître la durée de la réunion,
- préparer l’ordre du jour,
- penser à la réservation de la salle.
Étape 3 : Le contenu de la réunion
Pour connaître le contenu de la réunion, il est conseillé :
- de lire les documents s’y rapportant,
- de tenir compte des opinions de chaque participant
Étape 4 : la conduite de la réunion
Conduire une réunion, c’est :
- déterminer qui préside ou anime la séance,
- effectuer le tour de table pour présenter chaque participant,
- désigner la personne qui sera en charge du compte-rendu de réunion,
- rappeler l’ordre du jour,
- indiquer le relevé des décisions,
- fixer, si c’est nécessaire la date de la prochaine réunion.
Gestion de réunion : quel type de réunion ?
Il existe plusieurs sortes de réunion, à savoir :
- la réunion des comités de direction,
- la réunion de service,
- la réunion de gestion de projet,
- les réunions stratégiques voire de crise,
- les réunions commerciales.
Celles-ci seront préparées et conduites de la même façon, mais elles auront des objectifs différents.