Pour bien préparer une réunion, il faut connaître, dans un premier temps :
- le type de réunion,
- l’opportunité de la réunion,
- l’objet de la réunion,
- ainsi que les participants.
Comment préparer une réunion ?
Pour préparer une réunion, plusieurs paramètres importants vont rentrer en ligne de compte, à savoir :
- élaborer le contour de la réunion,
- prévoir la date et la réservation de la salle,
- prévenir les participants.
Élaborer le contour de la réunion
L’élaboration du contour de la réunion va aboutir sur :
- Le nombre de participants : un nombre restreint de personnes rendra la réunion beaucoup plus efficace.
- L’harmonisation du profil des participants technique et/ou politique aura son importance pour les discussions et les prises de décision.
- La durée de la réunion ne devra pas dépasser deux heures. Si ce n’est pas le cas, prévoyez des pauses ce qui permettra aux participants de se détendre, de prendre leurs différents messages ou de contacter leur bureau.
- L’ordre du jour : il faudra définir les différents sujets à traiter en prévoyant le découpage des horaires selon l’importance des sujets.
Prévoir la date et la réservation de la salle
Le plus difficile est de trouver la salle appropriée aux nombres de participants et libre à la date où sont disponibles ces derniers.
Elle devra être facilement accessible (transport, parking).
Vous devrez prendre en compte :
- sa capacité en terme de places assises ;
- la salle est-elle modulable (dimension, forme) selon le type de présentation voire d’animation ;
- l’accès Internet si c’est nécessaire ;
- la présence de matériel indispensable comme : un ordinateur, un vidéoprojecteur, un paper board, crayons, surligneurs, etc. ;
- prévoir des pauses ou le restaurant si la réunion se déroule sur ½ journée voire 1 journée ;
- la date de la réunion : afin d’avoir un maximum de participants, évitez les périodes scolaires et les vacances d’été.
Prévenir les participants
Lors de la diffusion de l’ordre du jour, vous n’omettrez pas de leur indiquer précisément :
- la date et le lieu de la réunion,
- l’heure de début et de fin de la réunion : c’est utile pour réserver les billets d’avion ou de train,
- un plan d’accès reprenant les facilités de transport sera le bienvenu,
- il est conseillé de joindre un document de travail pour faciliter les échanges et aider les participants à préparer leur intervention.
Préparer une réunion : quelques conseils
Quelques conseils sont toujours utiles pour préparer au mieux sa réunion, en voici quelques-uns :
- vous serez amené à faire une présentation et une prise de parole en public, il est donc conseillé de bien analyser sur quel support vous allez travailler : support papier, support visuel (PowerPoint), transparents, etc. ;
- pensez également à arriver ½ heure avant les autres participants pour savoir si tout est bien en place (l’organisation de la salle, la logistique, le micro, la connexion Internet, le vidéoprojecteur) ;
- assurez-vous aussi de la visibilité et du confort de vos participants.