Comment trouver le temps de faire ce qui est essentiel ? Une solution pour bien organiser son temps, ses activités et tâches, est d’utiliser un emploi du temps et un agenda, sans quoi vous risquez d'être toujours dans l'urgence, de passer votre temps à gérer des crises et de passer à côté de l’essentiel.
Voici comment faire un emploi du temps.
1. Notez dans votre agenda les actions figées à l'avance
Notez toutes les actions figées à l'avance, c'est-à-dire programmées, dans votre agenda : rendez-vous professionnels, personnels, réunion, sortie de l'école des enfants, inscription des enfants à une activité, transport des enfants à leurs activités, spectacle…
Les actions notées là sont des actions importantes pour le suivi de vos objectifs et non des rendez-vous que vous prenez parce que vous avez de la place.
N'y notez que ces actions-là, vous pourrez ainsi voir d'un coup d'œil votre marge de liberté dans votre gestion du temps.
2. Préparez votre emploi du temps
Listez tout ce que vous considérez être à faire et tout ce que vous voulez faire : important ou non, personnel ou professionnel, urgent ou non.
Faites un premier tri dans vos objectifs
- Effacez ce qui vous semble inutile : ça ne sert à rien et cela vous ennuie.
- Réunissez les actions par objectif : nommez-les, déclinez-les en tâches. Exemples :
- Se maintenir en forme : faire de la gym, marcher…
- Apprendre une langue : trouver un cours, m'entraîner…
- Tenir à jour la comptabilité sociale : s'inscrire à un site professionnel, actualiser les données, entrer les données salariés, sortir les bulletins, envoyer les bulletins.
- Tenir la maison propre = liste des tâches.
- Entretenir le linge = liste des tâches.
Faites un tableau sur 4 semaines
Construisez un tableau où vous inscrivez ce que vous voulez faire sur 4 semaines.
Exemple sur 3 jours de l'emploi.
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Emploi du temps hors travail |
Lundi |
Mardi |
Mercredi |
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|---|---|---|---|---|---|---|
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Se maintenir en forme |
Gym |
1 h |
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Marche |
1 h |
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Apprendre une langue |
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Cours |
1 h 30 |
Entraînement |
30 min |
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Tenir la maison propre |
Aspirateur |
30 min |
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Pour plus de clarté, donnez une couleur à chaque objectif / aux tâches réalisées (en vert)/ aux tâches non réalisées (en rouge). Vous pourrez ainsi visualiser votre semaine et votre mois.
Faites un bilan toutes les semaines
Faites un bilan chaque semaine, si vous avez plus de vert tout est OK et si vous avez beaucoup de rouge penchez-vous sur le problème. Manquez-vous de motivation ? Avez-vous mal apprécié les priorités ?
Remarque : vous pouvez suivre la même démarche pour l'emploi du temps de votre travail.
3. Faites le lien entre l'emploi du temps et l'agenda
Il est important d'avoir un agenda, cela permet de vous vider la tête en inscrivant tous vos rendez-vous et de n'en oublier aucun. De plus, cela vous permet de visualiser les plages libres dont vous disposez.
Article
Choisissez un agenda avec une page par jour, chaque journée est décomposée en deux surfaces distinctes :
- une surface avec les horaires sur laquelle vous reportez vos actions figées, professionnelles et personnelles :
- rendez-vous, réunions…
- dates à respecter : inscription, envoi de dossier…
- une surface « actions » sur laquelle vous portez par ordre d'importance la liste d'actions que vous choisissez de réaliser ce jour, en consultant l'emploi du temps.
Pour certaines des actions à réaliser, vous pouvez les reporter dans la page horaires avec des plages exactes. Par exemple : une heure de cours de gym ou réserver 2 heures pour la comptabilité…
Vous pouvez prioriser ces actions :
- Priorité A, important et urgent, à ce moment-là : à faire, vous devez la programmer ce jour-là. Un conseil : réservez aux priorités A une plage horaire dans l'agenda.
- Priorité B, important et non urgent à ce moment-là : à faire si la priorité A est réalisée.
- Priorité C, non important et non urgent à ce moment-là : à faire lorsque les priorités A et B sont réalisées.
Conseil : méfiez-vous des fausses urgences, ces tâches que l'on traite dès qu'elles arrivent ! Prenez le temps d'évaluer leur importance, à ce moment-là, par rapport à vos autres tâches prévues.
- Ne surchargez pas la liste d'actions à réaliser : tenez compte du temps libre dont vous disposez. Ne listez dans les tâches du jour que celles que vous allez réellement pouvoir accomplir !
- Évaluez le temps nécessaire à chaque tâche. Par exemple, un rendez-vous médical de 30 minutes peut prendre une plage de 2 h 30 à avec le trajet, l'attente (pensez à prendre le dossier que vous avez à lire), les achats de médicaments…
- Astuce : programmez l'imprévu ! Prévoyez une place horaire vide, vous pourrez ainsi parer à l'imprévu (courrier à taper de dernière minute) et si aucun imprévu ne se présente, vous pourrez faire vos priorités B et C.
Avec une telle organisation mise à jour régulièrement, votre vie devrait s'alléger !