Comment organiser une conférence

1. Définissez l'objectif de la conférence

La conférence n'est pas une fin en soi, elle est un moyen pour réaliser un objectif. Elle arrive un moment où vous sentez que réunir un grand nombre de personnes autour d'un conférencier est la solution adéquate.

Définissez votre objectif, car c'est de lui que dépendra le sujet, le public, le conférencier, le choix du lieu de votre conférence. Ainsi, souhaitez-vous :

• informer, communiquer, débattre ;
• marquer une étape importante de l'entreprise ou d'un projet ;
• récompenser, faire plaisir ;
• améliorer votre image ;
• apporter une connaissance ciblée, avoir une parole d'expert sur un nouveau projet, avoir une vision prospective ;
• fédérer, booster la créativité, donner des idées ;
• développer votre marché, assoir une crédibilité ;
• faire réfléchir, introduire un changement…

Notez votre objectif.

2. Ciblez votre public pour organiser une conférence

Une fois que vous avez défini votre objectif, choisissez votre public. La conférence s'adresse-t-elle à :

• Vos salariés tous métiers confondus ?
• Des salariés plus ciblés, des experts ou des personnes directement concernées par le sujet dans le cadre de leur travail ?
• Des clients, des prospects, des partenaires ?
• Le grand public ?

Ensuite, posez-vous les questions qui vous aideront à déterminer le bon sujet, à choisir le conférencier adapté aux besoins et aux attentes de votre public.

• Que sait votre public du sujet ?
• Qu’est-ce qui l'intéresse ?
• Quelles sont ses préoccupations ?
• Quelles sont ses motivations ?
• De quoi a-t-il besoin ?
• Qu’attend votre public d'une conférence ?
• Qu’avez-vous à lui offrir ?

3. Formulez le sujet de votre conférence

Thématique et sujet bien ciblés sont l'une des clés de la réussite de votre conférence. En mettant votre objectif et le public en perspective, ils vont se profiler. Est-ce en lien avec :

• Les projets de développement de l'entreprise ?
• Un projet actuel en cours ?
• Un aspect prospectif de votre secteur ?
• Une nouvelle technologie ?
• La présentation de votre entreprise, d'un produit, d'un service de l'entreprise… ?

Vous pouvez ensuite réunir un échantillon de personnes concernées en interne et chercher avec elles une thématique : vous serez ainsi plus sûr, en recueillant leurs idées, de coller à leurs attentes.

4. Choisissez le conférencier

Ce n'est qu'une fois votre objectif posé, la thématique et le public définis, que vous pouvez choisir un ou plusieurs conférenciers. Ils doivent être connus et reconnus dans le domaine traité ou dans la profession.

• Pour les salariés, privilégiez quelqu'un d'extérieur à l'entreprise :
  • un cadre ou un ingénieur d'une autre entreprise venant exposer une nouvelle technologie, un mode de fonctionnement ou une innovation, par exemple, permet d'ouvrir le débat sur un échange de pratiques ;
  • un expert est à même de répondre à des questions pointues ;
  • un conférencier connu sur un thème généraliste (management, relation client, marketing…) amène des horizons de réflexions.

• Pour les auditeurs extérieurs (clients, prospects, partenaires), choisissez les intervenants en interne, ce qui est également une façon de mettre en valeur la plus-value et le savoir-faire de l'entreprise :
  • ingénieur ;
  • responsable projet ;
  • responsable recherche et développement ;
  • chercheur ;
  • cadre.

Prenez contact avec les conférenciers 1 à 2 mois à l'avance, en leur exposant quels sont les objectifs, le public et la thématique.

5. Mettez en place la logistique pour organiser une conférence

Organiser une conférence nécessite d'avoir prévu, en amont, certains points de logistique.

Définissez votre budget pour savoir ce que vous pouvez investir

Intégrez le coût des conférenciers. 

• Si la conférence est faite par 1 conférencier seul, elle ne doit pas dépasser 45 minutes, pour permettre ensuite un temps de questions.

• Avec 2 conférenciers, le temps de parole global peut être allongé.

Choisissez le lieu.

• Selon votre budget, vous pouvez louer une salle plus ou moins prestigieuse en dehors de l'entreprise.
• Valorisez votre action en sortant les salariés de l'entreprise :
  • contactez des auberges, de belles demeures ou des communes rurales qui louent parfois de belles salles à des prix raisonnables ;
  • utilisez la salle d'un restaurant, qui ne vous la fera pas payer en échange du cocktail.

Prévoyez un cocktail.

• Un cocktail est toujours intéressant pour la convivialité et les échanges.
• Pensez à un ESAT restauration proche de chez vous, dont les services sont moins coûteux que ceux d'un traiteur.

Prévoyez la location du matériel de conférence si la salle n'en est pas équipée.

Cadrez l'intervention

Définissez la date et l'heure :

• le mardis et le jeudi sont conseillés ;
• optez pour 17 h 30 ou 18 h si la conférence a  lieu dans l'entreprise, et 19 h si elle se tient à l'extérieur.

Lancez les invitations 3 semaines avant la date de la conférence.

6. Assurez-vous que la conférence est bien organisée

Pour être certain que la conférence se déroule au mieux, faites une répétition.

Quelques jours avant le jour J

Rendez-vous à la salle et vérifiez que le matériel est prêt et en bon état de fonctionnement.

Appelez le conférencier :

• répondez à ses dernières questions ;
• si c'est un intervenant interne, revoyez avec lui son PowerPoint.

Contactez tous les intervenants (traducteur, traiteur, informaticien…) et faites le point avec eux pour caler les derniers détails.

Le jour J

Soignez l'accueil :

• saluez chaque personne ;
• remettez un badge à chacune, cela facilite les prises de contact ;
• faites signer ou cocher une feuille de présence.

Présentez la conférence et le conférencier en quelques mots. Remerciez les participants de leur présence.

Quelques jours après la conférence

Envoyez un compte rendu de la conférence à tous les inscrits et à tous les invités (présents ou non).