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Entre les alertes mail, les coups de téléphone, ceux qui ont « juste besoin d'une info » mais qui restent des heures à votre bureau, les bugs, internet qui ne fonctionne plus, et votre organisation personnelle qui, on peut le dire, n'est pas toujours optimale, vous avez l'impression de couler. Et c'est normal, nous avons tous ces difficultés.
Quelques trucs simples peuvent vous aider à rester concentré, être efficace, savoir dire non, décider quoi faire quand aucune solution ne s'impose, et à terme, sortir la tête de l'eau.
Voici quelques recommandations à mettre en pratique... maintenant !
Maîtriser son agenda
Votre temps de travail est incompressible, c'est la première chose dont vous devez prendre conscience.
Notez toutes les tâches à accomplir dans la journée, avec le temps que vous devrez leur consacrer.
- Être optimiste sur les temps de réalisation vous motivera pour respecter vos délais.
- En revanche, alternez tâches intenses et moments de flottement pour ne pas enchaîner deux missions complexes ou fatigantes.
S'octroyer des temps de concentration
Il n'est pas facile d'être efficace sur un dossier quand on est dérangé toutes les cinq minutes par un collègue, la sonnerie du téléphone, un e-mail…
Si vous en avez la possibilité, coupez-vous de toute nuisance pendant au moins 2 heures par jour. Cela vous évitera d'avoir à vous reconcentrer et remobiliser sur votre tâche.
À noter : si c'est possible à votre poste, le casque et la musique peuvent aider à s'isoler dans son travail et être plus efficace.
Prendre des pauses e-mail fixes
Ne vérifiez pas vos e-mails toutes les 5 minutes, ni même toutes les heures. Regardez-les le matin en arrivant, 5 minutes avant votre pause déjeuner, à votre retour du déjeuner et 15 minutes avant la fin de votre journée de travail.
Vous restez ainsi réactif mais sans vous faire parasiter. Précisez à vos interlocuteurs que pour toute communication urgente, ils doivent téléphoner.
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Passer moins de temps avec ses collègues
Que ce soit devant la machine à café, pendant une réunion ou au téléphone, on passe beaucoup de temps à échanger avec ses collègues.
Établir de bonnes relations au travail est essentiel. Toutefois, il faut savoir arrêter les digressions et prendre des décisions rapidement !
- Profitez des pauses pour vous lâcher.
- N'oubliez pas que vos e-mails ne sont pas privés et qu'ils peuvent être lus par vos supérieurs.
- Ne mélangez pas trop vie professionnelle et vie privée.
Bon à savoir : pour avoir des réunions efficaces, prévoyez maximum 2 ordres du jour et faites systématiquement un compte-rendu des décisions prises !
Tenir compte de son rythme
Organisez votre temps de travail en respectant votre fonctionnement ! Bien sûr, il faut toutefois respecter les horaires de travail, pour ne pas faire de jaloux et faire ses heures. Mais vous pouvez discuter sérieusement avec votre supérieur pour expliquer vos besoins.
- Certains sont plus efficaces le matin, d'autres l'après-midi.
- Certains ont besoin d'une longue pause pour repartir de plus belle alors que d'autres se démotivent s'ils s'arrêtent.
- Certains ont besoin de 4 cafés dans la journée alors que d'autres tournent à l'eau minérale.
- Plusieurs petites pauses peuvent vous rendre plus efficace qu'un long break.
Ranger correctement et régulièrement
Avec des dossiers classés, un bureau rangé et un ordinateur bien organisé, vous gagnerez en temps de travail. En effet, vous aurez moins besoin de chercher les informations ou les documents qui vous sont nécessaires pour avancer.
- Utilisez des classeurs, des intercalaires et des pochettes plastiques s'il le faut ! Organiser ses papiers c'est un retour un peu scolaire, il faut l'admettre.
- Ayez à disposition des indispensables pour limiter les allées et venues : une boîte de mouchoirs, une bouteille d'eau, des stylos variés.
Prenez donc le temps de ranger et d'organiser votre poste de travail une fois pour toute. C'est laborieux mais ça paye !
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Peut-être que cette inefficacité est le signe que votre poste actuel ne répond plus à vos envies professionnelles. Avez-vous songé à changer de boîte ?
Réussir sa carrière semble un objectif directement venu des États-Unis. Pourtant, si c'est un but pour certains, d'autres peuvent avoir des ambitions radicalement différentes ! Avez-vous songé au freelance pour être plus indépendant ?
Être efficace au boulot, c'est aussi :
- Bien s’asseoir à son bureau
- Adopter une bonne position assise au bureau
- Un équipement correct : lampe de bureau, boîtes de rangement, etc.