Conduire une réunion ne s’improvise pas !
Conduire une réunion suppose une prise de parole en public pour faire une présentation. De ce fait, il est nécessaire de bien préparer sa réunion.
Comment conduire une réunion ?
Pour conduire une réunion, il faut un animateur et/ou un président de séance, celui-ci aura un rôle important et décisif à jouer en début, en cours et à la fin de la réunion.
Le début de la réunion
L’animateur ou président de séance devra procéder à un tour de table pour présenter tous les participants ainsi que le but de la réunion.
- L’ambiance sera détendue, mais axée sur le travail.
- Une personne sera nommée pour rédiger le compte-rendu de réunion. Pour ce faire, le volontaire fera une prise de note durant toute la séance.
Généralement, une feuille d’émargement circule pour faire signer tous les participants. Ce document est utile :
- pour les chargés de mission ou autres qui ont des frais de déplacement à se faire rembourser,
- cela permet aussi de connaître : les présents, les excusés et les absents.
Le déroulement de la réunion
On récapitule l’ordre du jour et le temps imparti pour chaque sujet.
Les points importants seront donc abordés en début de réunion, car la concentration de tous les participants est maximale, les questions diverses ou autres sujets seront traités en fin de réunion.
Il important de :
- traiter un seul sujet à la fois,
- de s’assurer que chacun participe aux discussions (décisions, nouvelles connaissances, propositions),
- de conclure à la fin de chaque thème.
Un récapitulatif de « qui fait quoi » doit être mis en place afin de savoir qui est en charge de réaliser les actions proposées et décidées par l’assemblée.
Pensez à arrêter une date de prochaine réunion entre participants.
Après la réunion
Un compte-rendu sera rédigé pour rappeler l’objectif de la réunion, les décisions prises, les personnes concernées, les actions à mener et les délais prévus.
Conduire une réunion : quelques recommandations
Pour obtenir une réunion participative et efficace, il est nécessaire de :
- donner le temps de parole à chacun pour l’exposé des faits en respectant l’ordre des demandes,
- stimuler la participation en captivant son auditoire,
- régler les tensions ou conflits qui peuvent survenir entre participants,
- recentrer et recadrer le sujet en ramenant vers le fil conducteur quand cela s’avère nécessaire,
- reformuler pour s’assurer que tout le monde a bien compris la même chose,
- ne pas hésiter à synthétiser les discussions, les conclure en confrontant les résultats afin d’arrêter une décision,
- respecter le chronométrage de la réunion.