Pour effectuer une bonne gestion de réunion, il faut préparer la réunion et ensuite conduire la réunion selon un ordre du jour établi.
Qu’est-ce qu’un compte-rendu de réunion ?
Le compte-rendu de réunion fait part des échanges, discussions observées et les décisions prises lors de la réunion.
Un compte-rendu, pour un meilleur résultat, se rédige « à chaud » suite à la réunion.
Pour ce faire, le compte-rendu reprendra les points suivants :
- l’objet de la réunion et la date de réunion,
- les participants ainsi que les excusés,
- l’ordre du jour,
- le résumé des points de l’ordre du jour,
- le relevé de décisions.
Objectifs de ce compte-rendu
Le compte-rendu a plusieurs objectifs, à savoir :
- acter les décisions et en dégager les éléments essentiels,
- connaître les tenants et les aboutissants du travail réalisé lors de la réunion,
- raviver la mémoire des participants, il servira d’archives écrites sur le travail du groupe.
Compte-rendu de réunion : qu’en est-il du contenu ?
Le contenu du compte-rendu de réunion reprendra les grandes lignes, c’est donc une synthèse des points abordés lors de la réunion (échanges, discussions, décisions).
Le rédacteur restera objectif et rédigera le compte-rendu au présent de l’indicatif. Il se reportera à l’ordre du jour et les titres et les sections des documents concorderont.
La troisième personne sera utilisée pour le rédacteur, s’il doit rapporter un fait qui le concerne.
Le temps de réalisation du contenu
La technique de prise de notes est capitale et décisive pour faciliter le travail du rédacteur.
Comptez entre 1 à 2 heures pour le mettre en forme et le rédiger.
Les destinataires du compte-rendu
Le compte-rendu sera diffusé à :
- l’ensemble des participants et les excusés,
- ainsi que toutes les personnes susceptibles d’être intéressées par le contenu de la réunion.
Des documents de travail, annexes, ainsi que l’ordre du jour peuvent être joints au compte-rendu.