Conservez-vous tous vos courriers dans votre boîte aux lettres ? Non, bien sûr, elle déborderait très vite ! Classez-vous tous vos courriers dans des dossiers, sur des étagères ? Non, pour la plupart, c'est inutile de les garder tel quel. De même, laissez-vous tous vos courriers en tas sur votre bureau ? Non, vous les utilisez, les classez ou les ordonnez lorsque vous avez besoin les conserver.
Le mail est un courrier comme un autre et mérite également d'être classé. Voici quelques astuces pour organiser sa boîte mail.
1. Triez votre boîte mail par dossier pour mieux l’organiser
Votre boîte mail est surchargée de mails ? Pour y voir plus clair, créez des dossiers. Le classement vous permettra de mieux l'organiser.
Conseil : différenciez votre boîte professionnelle et votre boîte personnelle en créant deux adresses mail.
Repérez vos catégories d'expéditeurs
Ouvrez votre boîte mail, demandez le classement par ordre alphabétique et triez vos expéditeurs courants en fonction de leur qualité (collègues, clients, supérieurs, etc.).
- Est-ce un expéditeur en lien direct avec votre travail, votre mission et/ou un projet en cours ?
- en interne (collègue, membre de votre équipe, de votre groupe projet, supérieur hiérarchique ou service de l'entreprise) ;
- en externe (clients, partenaires, prospects, fournisseurs, abonnements à des sites d'information professionnels).
- Est-ce un expéditeur non directement en lien mais important pour la réalisation de votre travail, votre mission et/ou un projet (sites d'informations ou newsletters sur votre secteur, sur des thèmes clés, sur le métier, sites de la concurrence) ?
- Identifiez les autres expéditeurs que vous avez, qui n'entrent pas dans les catégories précédentes : en quoi vous sont-ils utiles ?
- si la réponse est « en rien », éliminez-les, désabonnez-vous ou qualifiez-les en « courrier indésirable ».
- si vous hésitez dans votre réponse, car ils peuvent éventuellement être intéressants un jour, faites un dossier provisoire : « en cas ».
Créez des dossiers adaptés à vos besoins
Créez des dossiers grâce à la commande « nouveau dossier » et nommez vos dossiers en fonction de la qualité de vos expéditeurs.
Déplacez ensuite les mails vers leur dossier :
- faites glisser votre mail vers le dossier lui correspondant qui est dans la barre latérale (Mac) ;
- ou sélectionnez le dossier dans « boîte de réception » en choisissant avec la commande droite « déplacer vers un dossier ».
Conseil : pensez à vider régulièrement la boîte indésirable.
2. Organisez vos dossiers pour classer vos mails
Avec la création de vos dossiers, votre boîte à lettres commence à s'alléger : les expéditeurs inutiles ont été supprimés ou placés en indésirable. Organisez le contenu des dossiers pour classer au mieux vos mails.
- Reprenez chacun de vos dossiers et créez une arborescence de dossiers et de sous-dossiers pertinents par rapport à votre travail, votre mission ou votre projet.
Exemple d’arborescence : le dossier « pénibilité au travail » peut comprendre comme sous-dossiers : 1) Informations légales ; 2) Articles ou références biblio, newsletter, sites d'information ; 3) Entreprises clientes sur des audits pénibilité (avec dans ce sous-dossier un sous-sous-dossier par entreprise...).
- Automatisez cette arborescence pour ne pour ne pas avoir à glisser manuellement vos mails dans le bon dossier. Pour ce faire, créez des règles ou des « boîtes intelligentes » pour ranger vos messages :
- déroulez le menu « outils, règles de message » ;
- puis cliquez sur « courrier » ;
- puis cliquer sur « nouveau » ;
- renseignez vos règles. Soyez précis, multipliez les règles afin que tous vos mails, concernant ce dossier, soient correctement dirigés.
3. Videz régulièrement votre boîte mail
Conserver trop de mails dans les dossiers de votre boîte mail présente quelques inconvénients :
- Atteindre la capacité de mémoire maximale de la boîte mail.
- Perdre une vue d’ensemble de vos documents s’ils font partie de deux sources de stockage (la boîte mail en plus de vos dossiers ordinateur).
- Perdre des mails importants dans le flot quotidien des mails reçus.
Transformez vos mails en documents. Classez-les dans vos dossiers Windows :
- ouvrez le mail à enregistrer ;
- cliquez sur « fichier » puis « enregistrer sous » et suivez ensuite la même procédure que pour un document classique : enregistrez-le sous la date de réception ou, si l'objet n'est pas suffisamment explicite, avec un mot clé adéquat.
Conseil : n'enregistrez que les pièces jointes avec la date de réception et le nom de l'expéditeur si nécessaire.
Votre boîte mail est maintenant vide.
Article
4. Changez vos habitudes pour organiser votre boîte mail
Donnez-vous comme objectif de maintenir votre boîte mail quasiment vide. Pour cela :
- Prenez la fonction « marqué comme lu ». Les mails ainsi marqués doivent être traités dans un délai que vous vous serez fixé en fonction de vos priorités pour chaque dossier.
- Sans les ouvrir, à la réception, transformez vos mails en tâches. Utilisez des codes couleurs :
- urgent ;
- à répondre ;
- information à traiter ;
- à classer ;
- à conserver ;
- à effacer après lecture.
- Quand vous travaillez sur un dossier, une activité : consultez régulièrement le dossier mail correspondant et exécutez les tâches.
Ainsi, votre boîte mail revient à ses réelles fonctions de réception et d'expédition.