E-mail : 9 erreurs fréquentes à éviter

Pour peu que vous soyez destinataire d'un message groupé, et que tout le monde utilise la fonction « répondre à tous », vous voilà au beau milieu d'un chat !

En effet, si une personne commence à « répondre à tous » pour demander un renseignement ou poursuivre la discussion, l'ensemble de la chaîne se trouve abreuvée de messages qui ne concernent parfois qu'une poignée de personnes.

Pour éviter les abus :

• Masquer les destinataires en « CCI ».
• Demander aux destinataires de répondre sous la forme d'un « Message privé ».

Si vous avez grandi à la naissance du SMS, vous maîtrisez peut-être l'art du langage associé où tous les mots sont réduits à leur phonétique pour économie de temps et d'argent. Seulement, ce langage destiné au portable doit rester sur un portable ! De la même façon, évitez :

• Les réponses du tac-au-tac sans prendre le temps de vous relire. Cela vous jouera forcément des tours !
• Les simples « OK », « Je ne suis pas d'accord. » et autre « Oui », « Non », « Peut-être ». Si le message est court, téléphonez ou levez-vous et allez parler à votre collègue ! Sinon, argumentez et expliquez ce que cela implique.

Il faut vous y faire, tout le monde n'est pas accro aux nouvelles technologies comme vous !

Ce n'est pas non plus parce que votre destinataire peut vous répondre qu'il va forcément le faire : c'est l'avantage du mail et des SMS. Si vous voulez une réponse immédiate, allez parler directement à la personne concernée ou téléphonez-lui !

La règle de bienveillance professionnelle impose de ne pas envoyer de mail le week-end :

• Pour éviter de passer pour un supérieur qui abuse de ses subalternes.
• Pour ne pas risquer de devenir un « accro au travail ».
• Parce qu'en cas d'urgence, le téléphone reste de rigueur.

Précipitation ou simple manque d'imagination, le champ « objet » mérite toute votre attention que ce soit pour un message pro ou perso. En effet, il permet :

• d'être pris au sérieux par son interlocuteur ;
• au récepteur de traiter plus efficacement l'information (urgent – important) ;
• à tous de retrouver facilement la discussion.

Les gifs animés peuvent être des smileys mis à votre disposition dans un administrateur d'e-mail, ou des extraits très courts de films ou séries trouvés sur Internet.

Souvent, en utilisant des références communes, des chaînes de mail usent et abusent de ces petits plus ludiques. Mais attention !

• Les gifs sont à proscrire des messages professionnels.
• Avec parcimonie, c'est drôle, systématiquement, ça l'est moins.

En langage Internet, l'usage des majuscules symbolise le cri.

Imaginez un instant mener une discussion essentiellement constituée de cris et vous comprendrez pourquoi les majuscules restent incompatibles avec une communication numérique saine !

C'est tentant quand on sait que bien plus de la moitié des mails qu'on reçoit chaque jour sont des spam... Cependant, le mail étant un moyen de communication répandu et utilisé par les administrations, ne pas ouvrir ses mails peut vous faire rater une information importante.

Avant d'écrire à une personne, assurez-vous de bien orthographier son nom en vérifiant sur vos documents personnels ou en quelques clics sur Internet.

Une mauvaise orthographe :

• Vexe, même les personnes peu susceptibles.
• Vous fait passer pour une personne peu consciencieuse.
• Vous disqualifie d'office pour un rendez-vous ou toute requête mentionnée dans votre message.

Pour prendre en main votre carrière, retrouvez nos conseils :

• Commencez par télécharger gratuitement le guide de la gestion de carrière.
• Dans une équipe, avec vos supérieurs ou subordonnés, apprenez à gérer les conflits en toutes circonstances.
• Que vous soyez déjà excellent ou non, vous avez tout à gagner à consulter notre page pour savoir comment devenir un bon manager.
• Enfin, laissez-vous la possibilité d'envisager le coaching pro si besoin !