Quels que soit votre fonction, votre métier, vous avez régulièrement à faire le choix entre une grande variété de tâches à effectuer, vous avez des délais à tenir et vous vous sentez parfois débordé par le manque de temps.
Gérer son temps au travail, c'est savoir anticiper, organiser, et planifier toutes ses activités. Un temps bien géré permet d'être efficace, de mener à bien ses objectifs, de réduire les sources de stress et… de se dégager du temps !
Les causes d'insatisfaction liées à l'utilisation du temps sont multiples et très personnelles. L'utilisation des outils qui sont proposés, ici, permet de reprendre le contrôle. Mais la réussite passe par un travail de réflexion et d'analyse, lui-même consommateur de temps. Pour gérer son temps au travail, il faut d'abord accepter d'en perdre ! Voici comment s’y prendre.
1. Clarifiez votre activité
Pour démarrer une gestion du temps, il est important d'avoir une vision claire de votre fonction. Ce « bilan » sera la référence pour mettre en place votre gestion du temps.
- Listez toutes les activités que vous réalisez au travail.
- Regroupez ces tâches en catégories, c'est vous qui décidez du type de catégories qui vous correspond le mieux : missions, objectifs, projets, actions…
- Déclinez les activités en tâches. Choisissez le niveau de détails le plus adapté à votre métier.
2. Déterminez ce que vous devez absolument faire vous-même
À l’aide du bilan de vos activités établi à l'étape précédente, placez chacune de vos activités et tâches dans les cases du tableau suivant :
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Important + Ce que je fais entre dans les objectifs de ma fonction. |
Important - Ce que je fais n'entre pas directement dans les objectifs de ma fonction. |
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Satisfaisant + Je ressens de la satisfaction à le faire. |
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Satisfaisant - Je ne ressens aucune satisfaction à le faire. |
3 |
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- Gardez les activités notées en case 1, elles sont importantes et vous apportent satisfaction.
- Interrogez-vous sur les activités notées en case 2, elles vous apportent satisfaction mais ne sont pas importantes : souhaitez-vous les conserver ? Parlez-en à vos collègues ou à votre supérieur.
- Soyez vigilant pour les activités notées en case 3, elles sont importantes et mais ne vous apportent pas de satisfaction. Ce sont souvent celles-ci que l'on a tendance à laisser de côté et qui vont ainsi être sources de problèmes.
- Éliminez les activités notées en case 4. Elles ne sont ni importantes ni satisfaisantes, elles sont souvent dues à des habitudes ou à des contraintes que l'on se crée soi-même.
3. Formulez des objectifs
Les objectifs et leur planification vont vous permettre de reprendre la main sur votre gestion du temps.
- Pour chaque catégorie de l'étape 1, élaborez des objectifs : formulez le résultat que vous souhaitez atteindre et dans quel délai. Commencez chaque objectif par un verbe, utilisez des éléments concrets, mesurables qui vous permettront d'évaluer en permanence l'avancement.
- Puis déclinez chaque objectif en actions pour le réaliser. Attribuez un délai à chaque action et évaluez le volume de temps nécessaire. Une action peut être : une activité (prospection par exemple), une tâche (rédiger un courrier).
- Vérifiez régulièrement le suivi des actions. Barrez (sans les effacer) les actions réalisées.
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4. Ne perdez plus de temps avec les tâches chronophages
Les mangeurs de temps sont toutes ces activités ou actions, plus ou moins longues, qui vous font perdre du temps, vous détournent de vos objectifs et vous donnent la sensation, à la fin de la journée, de n'avoir rien fait ! Listez ces mangeurs de temps pour pouvoir les réduire.
- Reprenez la liste des actions et tâches qui sont dans la case 4 du tableau de l'étape 2.
- Enrichissez cette liste : reprenez ce que vous avez fait lors des journées qui précèdent et identifiez tous les mangeurs de temps qui vous ont pollué.
- Une fois la liste complète, classez-les :
- en mangeurs de temps internes (ils dépendent de vous et vous avez le pouvoir de les éliminer) ;
- et en mangeurs de temps externes (ils ne dépendent pas de vous et vous n'avez le pouvoir de les éliminer seul).
- Agissez en priorité sur les mangeurs de temps internes.
- Pour chaque mangeur de temps, recherchez le maximum de solutions pour les éliminer : qu'est-ce qui peut me permettre de ne pas le faire ? Supprimez-le immédiatement ou testez vos solutions ou trouvez des idées d'action qui le transforment pour le supprimer progressivement.
5. Donnez-vous des priorités pour gérer votre temps au travail
Toutes les tâches n'ont pas la même importance. Certaines sont prioritaires, surtout quand elles approchent de leur échéance. Attention à la fausse urgence, celle qui n'est pas importante mais à laquelle on réagit dans l'instant.
- Planifiez la veille ou le jour même la liste des tâches à réaliser dans la journée, en vous aidant du planning des objectifs de l'étape 3.
- Listez les priorités du jour : rendez l'important urgent. Les priorités ne sont pas figées, elles changent chaque jour ou en fonction d'événements extérieurs à vous. Il viendra un moment, selon les objectifs et leur planification qu'une priorité en C remonte jusqu'au A, par exemple :
- Priorité A, important et urgent, à ce moment-là : à faire.
- Priorité B, important et non urgent, à ce moment-là : à faire si la priorité A est réalisée.
- Priorité C, non important et non urgent, à ce moment-là : à faire lorsque les priorités A et B sont réalisées.
- Planifiez des plages horaires « imprévus » dans votre agenda, cela vous donnera plus de souplesse : si l'imprévu arrive, votre planning quotidien ne sera pas bouleversé et si, à l'inverse, aucun imprévu n'arrive, vous pourrez réaliser une priorité C.