Le métier de secrétaire comptable est l’un des métiers administratifs les plus polyvalents.
Ce poste, le plus souvent féminisé, est recherché des grandes groupes aux plus petites structures. Il exige une formation et des compétences spécifiques. Cet article vous dit tout sur la formation, les missions et les compétences de la secrétaire comptable.
Secrétaire comptable, en bref
La ou le secrétaire ou assistante comptable (la profession compte une immense majorité de femmes) est le bras droit d’un ou plusieurs cadres (chef de service, directeur, adjoint, etc.).
Elle ou il a pour but de décharger ceux-ci de la comptabilité de base, mais aussi (notamment dans les PME et TPE) de gérer l’ensemble des tâches administratives, courrier, téléphone, mise en forme de documents, gestion de l’agenda, réservations de transports ou de voyages, etc.
Principales missions de la secrétaire comptable
La secrétaire comptable exerce au sein d’entreprises de toutes tailles, du secteur public ou privé, ou dans un cabinet de comptabilité.
Certaines officient par le biais d’agences d’intérim, d’autres choisissent la voie de l’indépendance (télétravail).
La ou le secrétaire comptable gère l’administration courante de l’entreprise. Elle ou il gère l’accueil téléphonique, la gestion des rendez vous et des agendas, et saisit le courrier, les devis, l’édition des bons de livraison et les factures.
Elle ou il est également en charge des relations clients et fournisseurs, des gestion des stocks, du traitement des litiges et du suivi des impayés.
Le métier de secrétaire comptable comporte également de la gestion du personnel, l’édition des feuilles de paie et les déclarations sociales et fiscales (notamment en TPE).
Être secrétaire comptable nécessite d’être compétent dans la tenue de livres comptables et la gestion de trésorerie et des frais généraux.
Enfin, un(e) secrétaire comptable est amené(e) à traiter la comptabilité analytique et à préparer les bilans comptables.
Qualités nécessaires pour devenir secrétaire comptable
La profession de secrétaire comptable exige une bonne connaissance des logiciels de gestion comptable, ainsi que des outils bureautiques (traitement de texte, tableur Excel).
Pour devenir secrétaire comptable, il faut faire preuve de compétences développées en comptabilité générale et publique.
La fonction demande également polyvalence et capacité d’adaptation, du fait de la nécessité de traiter en parallèle une grande diversité de tâches.
Ce métier amène à travailler avec des interlocuteurs très divers (supérieurs, personnels, clients, administrations). Ainsi, il faut avoir un sens aigu du contact humain, avoir une excellente présentation et savoir faire preuve de courtoisie et de discrétion.
Par ailleurs, un(e) secrétaire comptable doit savoir s’exprimer parfaitement, à l’écrit comme à l’oral.
Organisé(e), disponible, réactif(ve) et autonome, la ou le secrétaire comptable sait aussi prendre des initiatives pour décharger son patron.
La pratique de l’anglais technique est un plus.
Formation d’une secrétaire comptable
Sur le papier, le bac professionnel Gestion-Administration ou le bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), spécialité Gestion et Finance de préférence, permettent de s’insérer dans le monde du travail.
Dans les faits, le niveau de qualification requis pour exercer ce métier est désormais bac + 2.
Les diplômes phares sont le BTS (comptabilité-gestion) et le DUT (Gestion des entreprises et des administrations ou Gestion administrative et commerciale).
Il est possible de compléter avec profit cette formation en atteignant un niveau bac + 3, par une licence professionnelle du domaine (bac + 3), voire par un diplôme de comptabilité et de gestion (DCG).
Salaire d’une secrétaire comptable
Une secrétaire comptable débutante gagne de 1 600 à 2 000 € bruts par mois selon son entreprise et sa qualification.